In einen Notfallordner gehört alles, was Ihre Angehörigen brauchen, wenn Sie selbst nicht gefragt werden können: Kontakte, Personalien, Gesundheitsangaben, der Ablageort von Vollmachten und Testament, Konten, Versicherungen und laufende Verträge. Nicht hinein gehören PINs, Passwörter und TANs. Diese Checkliste geht alles Stück für Stück durch.
- Der Ordner sagt vor allem, wo etwas liegt. Originale bleiben meist an ihrem Platz.
- Sechs Bereiche decken fast alles ab: Kontakte, Personalien, Gesundheit, Vorsorge, Geld, Wohnen und Verträge.
- Zugangsdaten gehören nicht auf Papier im Ordner, nur der Hinweis, wo sie sicher hinterlegt sind.
- Einmal im Jahr durchsehen, nach einem Umzug, einer Hochzeit oder einem neuen Vertrag sofort.
Die Grundregel: Der Ordner ist ein Wegweiser
Viele stellen sich einen Notfallordner als Sammlung aller Originale vor. Das ist selten sinnvoll. Den Personalausweis brauchen Sie im Alltag, das Familienstammbuch liegt vielleicht bei der Bank, das Testament beim Nachlassgericht. Der Notfallordner hält fest, dass es ein Dokument gibt, welche Nummer es hat und wo es liegt.
Kopien sind dort gut, wo das Original schwer zu ersetzen ist oder schnell gebraucht wird, etwa bei Urkunden, dem Impfpass oder dem Medikationsplan. Die Blätter von Ordner-Held sind genau so aufgebaut: eine Zeile je Dokument, daneben der Ablageort.
1. Notfallkontakte und wichtige Personen
Das erste Blatt im Ordner ist das, was im Ernstfall als Erstes gebraucht wird. Wer soll angerufen werden, wer hat einen Schlüssel, wer holt die Kinder ab?
- Zwei bis drei Notfallkontakte mit Telefonnummer und Verhältnis zu Ihnen
- Hausarzt, Kinderarzt, Fachärzte, Pflegedienst
- Arbeitgeber, Schule, Kita, Tagesmutter
- Wer einen Zweitschlüssel hat
- Wer sich um Haustiere kümmert
Unser SOS-Blatt fasst Notrufnummern und diese Kontakte auf einer Seite zusammen. Die kleine Fassung für die Geldbörse ist die Notfallkarte.
2. Personalien und Urkunden
Für fast jeden Behördengang nach einem Unfall, einer Geburt oder einem Todesfall werden Urkunden und Ausweisnummern verlangt. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz (BBK) empfiehlt, Familienurkunden im Original in einer Dokumentenmappe zu verwahren. Für Ausweis, Führerschein und Impfpass reicht dort eine einfache Kopie.
| Dokument | Im Ordner | Original meist |
|---|---|---|
| Personalausweis, Reisepass | Nummer, Ablaufdatum, Kopie | im Alltag dabei |
| Geburtsurkunde | Original oder Kopie | laut BBK im Original in der Dokumentenmappe |
| Heiratsurkunde, Familienbuch | Original oder Kopie | laut BBK im Original in der Dokumentenmappe |
| Steuer-Identifikationsnummer | Nummer | Bescheid des Bundeszentralamts für Steuern |
| Sozialversicherungsnummer | Nummer | Sozialversicherungsausweis |
| Führerschein, Fahrzeugpapiere | Nummern, Ablageort | Führerschein dabei, Papiere zu Hause |
Alle Nummern auf einer Seite sammelt unsere Tabelle Nummern auf einen Blick. Das spart im Ernstfall das Suchen in fünf verschiedenen Mappen.
3. Gesundheit
Im Krankenhaus oder beim Rettungsdienst zählen andere Fragen: Welche Medikamente nehmen Sie? Gibt es Allergien? Welche Vorerkrankungen sind bekannt? Wer das auf einem Blatt hat, muss es nicht aus dem Gedächtnis zusammensuchen.
- Krankenkasse und Versichertennummer, private Zusatzversicherungen
- Blutgruppe, falls bekannt, Allergien und Unverträglichkeiten
- Vorerkrankungen, Implantate, Herzschrittmacher
- Aktueller Medikationsplan mit Dosierung
- Impfpass, Allergiepass, Organspendeausweis, ob vorhanden und wo
4. Vorsorge: Vollmacht, Verfügung, Testament
Hier liegt der häufigste Irrtum. Ein Notfallordner ist keine Vollmacht. Er hält nur fest, ob Sie eine Vorsorgevollmacht, eine Patientenverfügung, eine Betreuungsverfügung oder ein Testament haben, wer darin benannt ist und wo das Original liegt.
- Vorsorgevollmacht: bevollmächtigte Person, Ablageort, ob im Vorsorgeregister eingetragen
- Patientenverfügung: Ablageort, Datum der letzten Überprüfung
- Betreuungsverfügung: gewünschte Person, Ablageort
- Testament oder Erbvertrag: ob vorhanden, ob amtlich verwahrt, wo eine Abschrift liegt
- Sorgerechtsverfügung für minderjährige Kinder, falls vorhanden
Wie eine Vorsorgevollmacht aufgebaut ist, erklärt unser Beitrag Vorsorgevollmacht richtig ausfüllen. Amtliche Muster stellt das Bundesministerium der Justiz kostenlos bereit.
5. Geld, Konten und Versicherungen
Wer im Ernstfall Rechnungen bezahlen, Daueraufträge stoppen oder eine Versicherung informieren muss, braucht eine Übersicht. Die Zugangsdaten selbst gehören nicht dazu.
- Girokonten, Sparkonten, Depots: Bank und Art des Kontos, ob es eine Vollmacht gibt
- Kreditkarten: Bank und Sperrnummer, nicht die vollständige Kartennummer
- Kredite, Darlehen, Ratenkäufe
- Versicherungen mit Gesellschaft, Vertragsnummer und Telefon für Schäden
- Rente, Pension, Betriebsrente: Träger und Versicherungsnummer
Welche Versicherungen ins Blatt gehören und in welcher Reihenfolge, zeigt der Beitrag Versicherungen im Notfallordner. Für verlorene Karten gibt es den zentralen Sperr-Notruf 116 116.
6. Wohnen, Verträge und Fahrzeug
- Mietvertrag oder Grundbuchauszug, Vermieter oder Hausverwaltung mit Telefon
- Strom, Gas, Wasser, Internet, Telefon: Anbieter und Kundennummer
- Abos und Mitgliedschaften, Vereine, Streamingdienste
- Fahrzeug: Kennzeichen, Kfz-Versicherung, Pannenhilfe
- Wer Post, Pflanzen und Briefkasten übernimmt, wenn Sie länger ausfallen
7. Digitales: Hinweise statt Passwörter
E-Mail, Onlinebanking, soziale Netzwerke und Cloudspeicher gehören heute zu jedem Nachlass. Trotzdem schreiben Sie keine Passwörter in den Ordner. Ein Ordner kann verloren gehen oder in falsche Hände geraten.
Besser ist ein Hinweis, wie Ihre Vertrauensperson an die Zugänge kommt, zum Beispiel über den Notfallzugang eines Passwortmanagers oder einen versiegelten Umschlag bei einer Person Ihres Vertrauens. Wie das geht, steht im Beitrag Passwortmanager und Notfallordner.
8. Kinder und Haustiere
Familien mit Kindern brauchen ein eigenes Blatt: Wer darf die Kinder abholen, welche Allergien haben sie, wer ist Kinderarzt? Dafür gibt es bei uns die Blätter Familie und Kinder-Kontakte. Für Haustiere reichen Tierarzt, Futter, Medikamente und wer das Tier im Notfall aufnimmt.
Die Checkliste zum Abhaken
| Bereich | Erledigt, wenn … |
|---|---|
| Kontakte | zwei Notfallkontakte, Ärzte, Arbeitgeber und Schule stehen mit Telefon drin |
| Personalien | alle Ausweisnummern und Kopien der Urkunden sind abgeheftet |
| Gesundheit | Krankenkasse, Allergien und ein datierter Medikationsplan sind drin |
| Vorsorge | für jede Vollmacht und Verfügung ist der Ablageort notiert |
| Geld | alle Konten, Karten und Versicherungen sind aufgelistet, ohne Zugangsdaten |
| Wohnen und Verträge | Vermieter, Versorger, Abos und Fahrzeug stehen drin |
| Digitales | es gibt einen Hinweis, wie Angehörige an die Zugänge kommen |
| Ablageort | mindestens eine Vertrauensperson weiß, wo der Ordner steht |
Wie oft Sie den Ordner prüfen sollten
Ein fester Termin im Jahr hilft, etwa der Tag der Steuererklärung oder der Jahreswechsel. Sofort nachtragen sollten Sie nach einem Umzug, einer Hochzeit oder Trennung, der Geburt eines Kindes, einem neuen Arzt oder einer neuen Versicherung. Schreiben Sie auf jedes geänderte Blatt das Datum, damit Ihre Angehörigen sehen, wie aktuell es ist.
Fazit
Ein guter Notfallordner ist kein Archiv, sondern eine Landkarte Ihrer Unterlagen. Wer die acht Bereiche dieser Checkliste abdeckt und den Ordner einmal im Jahr durchsieht, erspart Angehörigen im Ernstfall Stunden der Suche. Die passenden Blätter können Sie am Bildschirm ausfüllen oder leer ausdrucken, kostenlos und ohne Anmeldung.
Quellen
- BBK: Dokumente sichern, Dokumentenmappe
- Bundesministerium der Justiz: Broschüre Betreuungsrecht mit Mustervollmacht
- Verbraucherzentrale: Digitale Vorsorge und digitaler Nachlass
- Sperr-Notruf 116 116